Özlük, Terfi ve Arşiv Daire Başkanlığı

a) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa tabi personelin, derece ve kademe terfi onaylarını hazırlamak, onay sürecinin tamamlanmasına müteakip, verilerin ilgili personel sistemlerine (HİTAP, Personel Programı ve benzeri) işlenerek, tahakkuk birimlerine ve personelin görev yaptığı birime sevkini sağlamak,

b) Bakanlık personelinin, memuriyetine veya varsa memuriyet öncesine ait sigortalı ve Bağ-Kur hizmetlerine ilişkin intibak işlemlerini yapmak ve personel sistemlerine aktarmak,

c) Bakanlık personelinin 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64 üncü maddesi gereğince son sekiz yıl içinde disiplin cezası almayan personele bir kademe verilebilmesi için, personelin durumlarını inceleyerek gerekli onayları hazırlamak,

ç) Bakanlık personelinin özlük ve sicil dosyalarını düzenlemek ve muhafaza etmek,

d) Bakanlığa naklen atanan personelin özlük ve sicil dosyalarını teslim almak, kontrol etmek ve HİTAP sistemindeki kayıtları buna göre düzeltmek, naklen giden personelin özlük ve sicil dosyalarını göndermek ve ilişiği kesilenler hakkındaki bilgileri ilgili mercilere iletmek,

e) 3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Kanununa göre gerekli işlemleri yapmak ve takip etmek,

f) İlgili mevzuat gereği izinlere ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,

g) Bakanlık merkez teşkilatı personelinin kimlik belgelerini hazırlamak, görevlerinden ayrılanların memuriyet kimliklerini dosyasına konulmak üzere teslim almak,

ğ) Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilatında görev yapan personelin, ilgili mevzuatı gereği diğer kamu kurum ve kuruluşlarına görevlendirilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak,

h) Bakanlık personelinin emeklileri ile ilgili iş ve işlemlerini yapmak,

ı) Bakanlık merkez teşkilatı personelinin pasaportlarına ilişkin iş ve işlemleri yapmak,

i) Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilatında görev yapan personelin, diğer kamu kurum  ve kuruluşlara naklen atanması talep edilmesi halinde muvafakat işlemlerini yürütmek,

j) Genel Müdürlük arşivinin elektronik ortama taşınması ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

k) Başkanlığı ilgilendiren konularda Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER) tarafından 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında gönderilen başvurular, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun kapsamında yapılan başvurular ile Kamu Denetçiliği Kurumundan gönderilen başvuruları cevaplamak,

l) Merkez teşkilatında görevli personelin askerlik sevk ve tehir işlemlerin yapmak,

m) Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilatında görev yapan personelin, başka kurum tarafından naklen atanması talep edilmesi halinde muvafakat işlemlerini yürütmek,

n) Genel Müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemler hakkında Bakanlığın taraf olduğu adli ve idari davalara ilişkin hukuki görüş oluşturmak üzere Mevzuat ve Uygulama Daire Başkanlığı tarafından iletilen taleplere ilişkin bilgi, belge ve görüş vermek,

o) Genel Müdür ve Başkanlığın bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

(2) Özlük, Terfi ve Arşiv Daire Başkanlığı görev, yetki ve sorumluluklarını aşağıda yer alan birimler aracılığıyla yürütür.

a) Terfi Şubesinin görevleri şunlardır;

1) Memurların derece ve kademe terfi listelerini aylık periyotlar halinde alarak personel bilişim sisteminden kontrolleri yapıldıktan sonra onaya sunulmak üzere cetvelleri birim bazında hazırlamak ve onay işlemi tamamlandıktan sonra terfi durumlarını personel bilişim sistemine işleyerek HİTAP sistemine aktarımını sağlanmak ve ilgili birimlere göndermek,

2)  657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 36 ncı maddesinin C fıkrası gereğince (Avukat, Mühendis, Mimar, Hemşire ve benzeri) Bakanlığımızda çalışan personelin, memuriyete başlamadan veya memuriyet arasında serbest veya kamu ve özelde geçen sigortalı veya Bağ-Kur’a tabi olarak çalıştığı süreleri, Kanunda belirtildiği oranlarda kazanılmış hak aylığı yönünden değerlendirmek,

3) 8 yıl süre ile disiplin cezası almayan memurların bir kademe ilerlemesinden yararlandırılabilmesi için personel bilişim sistemi ile özlük dosyasından durumlarını inceleyerek listeleri hazırlamak, hazırlanan listelerin son halini Disiplin, Değerlendirme ve Takip Daire Başkanlığından ceza durumları ile ilgili teyit bilgisi almak suretiyle onaya sunulmak üzere birim bazında hazırlamak ve onay işlemi tamamlandıktan sonra personel bilişim sistemine işlenerek HİTAP sistemine aktarımını sağlamak ve ilgili birimlere göndermek,

4) Asli memurluğa atanması teklif edilen personelin asalet tasdiki ile adaylıkta geçen hizmetini değerlendirerek onay işlemi tamamlandıktan sonra personel bilişim sistemine işlemek, HİTAP sistemine aktarımını sağlamak ve ilgili birimlere göndermek,

5)  Öğrenim durumu değişen personelin diploma teyitlerini yaparak özlük dosyaları incelendikten sonra intibak onayını hazırlamak ve onay işlemi tamamlandıktan sonra personel bilişim sistemine işleyerek HİTAP sistemine aktarımını sağlamak ve ilgili birimlere göndermek,

6) Kurum dışı nakil yoluyla atanan memurların hatalı derece ve kademeleri için özlük dosyaları incelendikten sonra düzeltme onaylarını hazırlamak ve onay işlemi tamamlandıktan sonra personel bilişim sistemine işleyerek HİTAP sistemine aktarımını sağlamak ve ilgili birimlere göndermek,

7) 5434 sayılı Kanuna tabi personelin aylıksız izinde geçen sürelerin borçlanılması halinde emekli keseneğine esas aylığı yönünden değerlendirilmek üzere onaylarını hazırlamak ve onay işlemi tamamlandıktan sonra personel bilişim sistemine işleyerek HİTAP sistemine aktarımını sağlamak ve ilgili birimlere göndermek,

8) Memurların, SSK ve Bağ-Kur’a tabi hizmetlerini Sosyal Güvenlik Kurumundan istemek, memuriyet hizmetleri ile birleştirilebilmesi için özlük dosyaları incelendikten sonra işe giriş tarihinden itibaren onayları hazırlamak ve onay işlemi tamamlandıktan sonra personel bilişim sistemine işleyerek HİTAP sistemine aktarımını sağlamak ve ilgili birimlere göndermek,

9) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 37 nci Maddesi gereğince Öğrenim durumları itibariyle yükselebilecekleri derecenin dördüncü kademesine gelen ve son sekiz yıllık süre içinde herhangi bir disiplin cezası almayan personelin bir üst dereceye yükseltilebilmesi için onayları hazırlamak ve onay işlemi tamamlandıktan sonra personel bilişim sistemine işleyerek HİTAP sistemine aktarımını sağlamak ve ilgili birimlere göndermek,

10) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 83 ve 84 üncü maddesi gereğince personelin askerlikte geçen hizmetinin değerlendirilmek üzere onayı hazırlamak ve onay işlemi tamamlandıktan sonra personel bilişim sistemine işleyerek HİTAP sistemine aktarımını sağlamak ve ilgili birimlere göndermek,

11) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 108 inci maddesinin B fıkrası gereğince Doğum nedeniyle aylıksız izin kullanan personelin izin dönüşlerinde kullandıkları izin sürelerinin aynı Kanunun 36 ncı maddesinin C/8 fıkrası gereğince sürelerin derece ve kademelerinde değerlendirilmesi için onayları hazırlamak ve onay işlemi tamamlandıktan sonra personel bilişim sistemine işleyerek HİTAP sistemine aktarımını sağlamak ve ilgili birimlere göndermek,

12) Kademe ilerlemesinin durdurulması cezası verilen, görevden uzaklaştırılan, aylıksız izinli ve emekli olan personelin aylık terfi listesinde pasife çekilme işlemini yapmak,

13) Devlet memurlarından daha önce (2182 sayılı Kanun, 458, sayılı KHK, 5289 sayılı Kanun ve 2016 ve 2017 Yıllarını Kapsayan 3. Dönem Toplu Sözleşmenin 28 inci maddesi gereğince) derece ilerlemesi almamış olanlar için derece ilerleme uygulamasının yapılabilmesi için onayları hazırlamak ve onay işlemi tamamlandıktan sonra personel bilişim sistemine işleyerek HİTAP sistemine aktarımını sağlamak ve ilgili birimlere göndermek,

14) Mahkeme Kararı ve Olağan Üstü Hal İşlemleri İnceleme Komisyonun tarafından görevine iade edilen personelin görevde olmadığı süreye ait derece ve kademe terfilerinin verilebilmesi için onayı hazırlamak ve onay işlemi tamamlandıktan sonra personel bilişim sistemine işleyerek HİTAP sistemine aktarımını sağlamak ve ilgili birimlere göndermek,

15) Daire Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

b) İzin ve Mal Bildirimi Şubesinin görevleri şunlardır;

1)  Merkez teşkilatında görev yapan personelin mal bildirimlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,

2) Mal bildirimlerini karşılaştırmak, karşılaştırma sonucu açıklanması gereken hususlarda ilgili personele gerekli bildirimi yapmak, ilgili personelin açıklayıcı yazı ve belgelerini değerlendirmek, uygun görülmeyenleri Disiplin, Değerlendirme ve Takip Daire Başkanlığına intikal ettirmek,

3) Süresinde veya ek süre içerisinde mal bildiriminde bulunmayan personeli, gerekli soruşturmaların yapılması amacıyla Disiplin, Değerlendirme ve Takip Daire Başkanlığına bildirmek,

4) Merkez teşkilatında görev yapan personelin işlemi tamamlanan mal bildirimlerini mevzuatına uygun olarak muhafaza etmek,

5) Merkez teşkilatında görev yapan personelin kullanmış olduğu yıllık, mazeret ve hastalık izinlerini mevzuata uygunluğu bakımından incelemek, takip etmek, iş ve işlemlerini yürütmek,

6) Merkez ve taşra teşkilatında görev yapan personelin 6663 sayılı kanunla 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 104 üncü maddesinin (F) bendine eklenen yarı zamanlı çalışma onayına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,

7) Merkez ve taşra teşkilatında görev yapan personele 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 105 inci maddesinin son fıkrası uyarınca verilecek refakat izni onayına ilişkin iş ve işlemlerini yürütmek,

8) Merkez teşkilatında görev yapan personele 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 105 inci maddesi gereğince verilen hastalık izinlerinin mevzuata uygunluğu bakımından takibinin yapılmasını sağlamak,

9) Merkez ve taşra teşkilatında görev yapan personele 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 108 inci maddesinin (A) fıkrası uyarınca refakat iznine istinaden verilecek aylıksız izin onayına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek ve HİTAP sistemine aktarımını yapmak,

10) Merkez ve taşra teşkilatında görev yapan personele 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 108 inci maddesinin (B) fıkrası uyarınca doğum nedeniyle verilecek aylıksız izin onayına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek ve HİTAP sistemine aktarımını yapmak,

11) Merkez ve taşra teşkilatında görev yapan personele 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 108 inci maddesinin (C) fıkrası uyarınca evlat edinmeye istinaden verilecek aylıksız izin onayına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek ve HİTAP sistemine aktarımını yapmak,

12) Merkez ve taşra teşkilatında görev yapan personele 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 108 inci maddesinin (D) fıkrası uyarınca atanma, görevlendirilme ve eğitime istinaden verilecek aylıksız izin onayına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek ve HİTAP sistemine aktarımını yapmak,

13) Merkez ve taşra teşkilatında görev yapan personele 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 108 inci maddesinin (E) fıkrası uyarınca hizmet yılına istinaden verilecek aylıksız izin onayına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek ve HİTAP sistemine aktarımını yapmak,

14) Merkez ve taşra teşkilatında görev yapan personele 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 108 inci maddesinin (G) fıkrası uyarınca askerlik hizmetine istinaden verilecek aylıksız izin onayına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek ve HİTAP sistemine aktarımını yapmak,

15) Merkez teşkilatında görev yapan ya da emeklilik, istifa ve benzeri sebeplerden dolayı bu görevlerinden ayrılanlara hususi veya hizmet damgalı pasaport alınabilmesi için ilgili İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğüne hitaben gerekli belgeyi düzenlemek,

16) Merkez teşkilatında görev yapan ya da emekliye ayrılan personelin kurum kimlik kartlarını düzenlemek,

17) Daire Başkanı ve daha üzeri görevlerde bulunanların, izinli sayıldığı ya da görevlendirildiği süreler içerisinde yerlerine bakacaklara ait vekalet onaylarını almak ve birimlere dağıtımını yapmak,

18) Daire Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

c) Emeklilik Şubesinin görevleri şunlardır;

1) Memur personelin İsteğe bağlı, yaş haddinden, malulen emekliliğe sevk taleplerini değerlendirip, uygun olanların onaylarını almak, tahsis işlemlerine esas bilgi ve belgelerini Sosyal Güvenlik Kurumuna göndermek. Emekliye sevki uygun olmayanlar için ise ilgili birimlere bilgi vermek,

2) Görevi sırasında vefat eden memurların dul ve yetimlerine maaş bağlanabilmesi için ilgili bilgi ve belgeleri Sosyal Güvenlik Kurumuna göndermek,

3) Emeklilik işlemleri sonuçlanan personeli ilgili şubelere bildirmek,

4) Emeklilik işlemleri ile ilgili olarak Bakanlık birimleri, Sosyal Güvenlik Kurumu ve diğer kurum veya kuruluşlarla yazışmalar yapmak,

5) Merkez teşkilatında görevli personele ilgili makama verilmek üzere çalıştığına dair belge vermek,

6) Merkez teşkilatında çalışan personelin askerlik sevk ve tehir işlemlerini yapmak,

7) Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilatında görev yapan personelin, başka kurum tarafından naklen atanması talep edilmesi halinde muvafakat işlemlerini yürütmek,

8) İlgili mevzuatı gereği diğer kamu kurum ve kuruluşlarına aylıklı/aylıksız izin almak suretiyle geçici görevlendirilecek Bakanlık personeline ilişkin iş ve işlemleri yapmak,

9)  657 sayılı Devlet Memurları Kanununa tabi personelin muvafakat taleplerinde hizmet belgesi ve sicil özetini düzenlemek,

10)  Bakanlık merkez ve taşra teşkilatında görevli personelin başka eğitim kurumlarında ders vermek üzere görevlendirilmeleri ile ilgili iş ve işlemleri yapmak,

11) Daire Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

d) Arşiv Şubesinin görevleri şunlardır;

1) Bakanlık personelinin özlük dosyalarını muhafaza etmek,

2) Bakanlık personelinden diğer kurumlara naklen atananların özlük dosyalarını ilgili şubelerle koordinasyon sağlayarak göndermek,

3) Bakanlık merkez ve taşra teşkilatına açıktan ataması yapılan memurun özlük dosyasını oluşturmak,

4) Özlük dosyalarındaki eksiklikleri ilgili şubeler aracılığıyla tamamlamak,

5) Memurluğu sona erenlerin özlük dosyalarını muhafaza etmek ve özlük dosyasından talep edilen bilgi ve belgeleri ilgili mercilere ulaştırmak,

6) Genel Müdürlük arşivini düzenlemek ve arşiv işlemlerini yürütmek,

7) Evrak imha işlemlerini, ilgili şube ile koordine ederek gerçekleştirmek,

8) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca gerekli işlemleri yapmak,

9) Emeklilik, istifa ve benzeri sebeplerle görevinden ayrılan personel ile çalışan personelin talepleri halinde hizmet belgesi düzenlemek,

10) Çalışmakta iken emekliye ayrılan, görevinden çekilen, çekilmiş sayılan, görevine son verilen ve çeşitli nedenlerle görevden ayrılanlara ait özlük ve sicil dosyalarından halen Genel Müdürlükçe muhafaza edilenlerin gerekmesi halinde Hizmet Belgesinin düzeltmek, iptal etmek ve kayıt işlemlerini yapmak,

11) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa tabi Bakanlık personelinin sendika üyeliğine ilişkin belgelerin personel bilişim sistemine kayda alınmasını takip etmek ve özlük dosyalarında muhafaza etmek,

12) Daire Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.